Je bent ooit een winkel begonnen voor klanten, niet voor administratie
De meeste ondernemers starten een winkel omdat ze energie krijgen van klanten, collecties en ondernemen. Je wilt adviseren, inkopen, trends volgen en een mooie winkel neerzetten. Toch ziet de dagelijkse praktijk er vaak anders uit. Tussen het helpen van klanten door ben je bezig met artikelen aanmaken, voorraden controleren, prijzen aanpassen en rapportages bekijken. Veel van deze werkzaamheden zijn in de loop der jaren zo vanzelfsprekend geworden dat ondernemers ze nauwelijks nog als probleem zien. Toch gaat hier ongemerkt veel tijd in zitten. Tijd die niet direct bijdraagt aan de winkelervaring van de klant, maar wel iedere week terugkomt. Juist daardoor ontstaat de vraag hoeveel uur je eigenlijk besteedt aan werkzaamheden die klanten nooit zien, maar die wel een groot deel van je werkweek bepalen.
De verborgen tijdvreters achter de schermen
Wanneer ondernemers hun werkzaamheden analyseren, blijken de grootste tijdvreters vaak niet op de winkelvloer te zitten maar achter de schermen. Een nieuwe levering verwerken, artikelen controleren, ontbrekende gegevens opzoeken, voorraadverschillen corrigeren en rapportages nalopen lijken op zichzelf kleine taken. Het probleem is dat ze zich gedurende de dag opstapelen. Vijf minuten hier, tien minuten daar en nog een kwartier na sluitingstijd lijken weinig, maar op weekbasis loopt dit snel op tot meerdere uren. Veel retailers zijn zich daar nauwelijks van bewust omdat deze werkzaamheden onderdeel zijn geworden van de dagelijkse routine. Toch zorgt juist deze optelsom ervoor dat er minder tijd overblijft voor klanten, verkoop en ondernemerschap.
Waarom een fashion kassasysteem veel meer is dan een kassa
Veel retailers denken bij een kassasysteem vooral aan het afrekenen van artikelen. Dat is begrijpelijk, want dat is het meest zichtbare onderdeel van de software. De grootste winst zit echter vaak in de processen daaromheen. Een modern fashion kassasysteem ondersteunt niet alleen de verkoop, maar helpt ook bij artikelbeheer, voorraadcontrole, rapportages en het verwerken van nieuwe collecties. Wanneer informatie sneller beschikbaar is en processen logischer verlopen, hoeven medewerkers minder te zoeken en minder handmatig te corrigeren. Daardoor ontstaat meer overzicht en wordt een groot deel van het dagelijkse administratieve werk eenvoudiger. Dat verschil lijkt klein, maar heeft vaak een grote impact op de totale werkdruk binnen een winkel.
Meer inzicht betekent betere beslissingen
Veel ondernemers kijken pas naar cijfers wanneer er een probleem ontstaat. Een merk verkoopt minder goed dan verwacht, een bepaalde maat is continu uitverkocht of de voorraad loopt op. Op dat moment worden rapportages erbij gepakt om te achterhalen wat er precies gebeurt. Moderne retailsoftware draait dit proces om. Door continu inzicht te geven in verkoop, voorraad en prestaties van merken ontstaat de mogelijkheid om eerder bij te sturen. Ondernemers hoeven minder te vertrouwen op aannames en kunnen sneller beslissingen nemen op basis van actuele informatie. Dat zorgt niet alleen voor betere resultaten, maar geeft ook meer rust omdat problemen eerder zichtbaar worden en minder vaak voor verrassingen zorgen.
Wat zou jij doen met vijf uur extra per week?
Misschien wel de interessantste vraag is wat je zou doen wanneer een deel van het administratieve werk verdwijnt. Zou je meer tijd besteden aan klanten? Meer aandacht geven aan social media? Rustiger inkopen of simpelweg eerder naar huis gaan? Veel ondernemers realiseren zich pas hoeveel tijd processen kosten wanneer ze een alternatief zien. Een goed fashion kassasysteem neemt het ondernemen niet over, maar helpt wel om dagelijkse werkzaamheden efficiënter te maken. Daardoor verschuift de aandacht weer naar datgene waarvoor de meeste retailers ooit hun winkel zijn begonnen: klanten helpen, mooie collecties verkopen en met plezier ondernemen.
Klanten helpen, mooie collecties verkopen en met plezier ondernemen