Stel je voor: het is een drukke zaterdagmiddag in je winkel. De kassa rinkelt, klanten passen schoenen of jurken, je telefoon gaat omdat er een levering binnenkomt. Je hebt je handen vol, en tóch gaat er op datzelfde moment een perfect getimede e-mail naar een klant die gisteren iets bij je kocht. Of naar iemand die zich net online heeft ingeschreven voor je nieuwsbrief. Of naar een vaste klant die vandaag jarig is.
Dat is de magie van e-mailworkflows. Ze werken door, ook als jij het druk hebt met de dagelijkse gang van zaken.
Wat is een workflow eigenlijk?
Een workflow is simpel gezegd een reeks automatische e-mails die worden verstuurd op basis van het gedrag of de eigenschappen van je klant. Niet iedereen krijgt dus dezelfde mail op hetzelfde moment. De inhoud en timing zijn afgestemd op wat jouw klant doet of juist niet doet.
Voor een ondernemer betekent dit: je zet de mails één keer op, en daarna lopen ze vanzelf. Het voelt voor de klant persoonlijk, terwijl jij er nauwelijks nog omkijken naar hebt.
Waarom zou je dit doen?
Omdat het je tijd bespaart én omdat het je klanten precies op het juiste moment bereikt. In plaats van lukraak nieuwsbrieven versturen, laat je de timing afhangen van wat er in het leven van je klant gebeurt. En dat werkt. Klanten voelen zich gezien en serieus genomen.
Een schoenenwinkel die zes maanden na een aankoop automatisch een vriendelijke reminder stuurt: “Het is alweer een half jaar geleden dat je je laatste paar schoenen bij ons kocht. Tijd om je garderobe te vernieuwen?” dat voelt bijna alsof je persoonlijk bent benaderd.
De drie basis-workflows die iedereen kan inzetten
De welkomstflow
Iedere nieuwe inschrijving op je nieuwsbrief verdient aandacht. Niet met een kortingscode of een keiharde verkoopboodschap, maar met een warme introductie. Vertel wie je bent, wat je klanten bij jou mogen verwachten, waarom jouw winkel uniek is. Voor een boetiek kan dat de persoonlijke selectie zijn die je maakt. Voor een sportwinkel kan dat de passie voor performance zijn. Voor een lingeriezaak misschien het verhaal van hoe je comfort en stijl samenbrengt.
Het gaat erom dat de klant voelt: hier wil ik bij horen.
De merkenflow
Koopt iemand een bepaald merk bij je? Dan is dat een signaal. Ze voelen zich verbonden met dat merk, en jij kunt die interesse verder voeden. Een week na aankoop een mail sturen waarin je laat zien welke items van datzelfde merk nog meer verkrijgbaar zijn, of waarin je vertelt wat de visie en waarden van dat merk zijn, voelt als service.
Het mooie: de kans dat klanten zo’n mail openen en doorklikken is enorm hoog. Je speelt immers in op een voorkeur die ze al hebben uitgesproken met hun aankoop.
De verjaardagsmail
Het klinkt eenvoudig, maar werkt fantastisch: een persoonlijke felicitatie op de verjaardag van je klant. Met een kleine attentie, dat kan een kortingscode zijn, maar ook gewoon een warme boodschap of een klein cadeautje in de winkel. Het gebaar telt. En vaak is het precies dat duwtje waardoor een klant besluit weer bij jou langs te komen.
Extra flows die veel retailers vergeten
Naast deze drie basis-workflows zijn er nog een paar gouden kansen.
Een daarvan is de reactivatie-flow. Als iemand zes maanden niets gekocht heeft, is het zonde om die klant te laten wegglippen. Een vriendelijke herinnering kan wonderen doen. Je kunt er een speelse draai aan geven: “We missen je! Het is alweer een half jaar geleden dat je bij ons was. Hoog tijd om je weer eens te verrassen.”
Een andere slimme flow is de seizoensherinnering. Stel dat iemand vorig jaar in de herfst een jas bij je kocht. Dan kun je dit jaar rond dezelfde tijd een mail sturen: “Vorig jaar koos je voor onze herfstcollectie. Heb je de nieuwe al gezien?” Het voelt persoonlijk én relevant, zonder dat je handmatig hoeft bij te houden wie wanneer wat kocht.
De kunst van timing en toon
Een workflow werkt alleen als de timing klopt en de toon goed is. Te snel na een aankoop een nieuwe aanbieding sturen kan pusherig overkomen. Te laat reageren kan betekenen dat je de kans mist.
De kunst is om de balans te vinden. Denk aan de relatie die je hebt met je klant. Een verjaardagsmail mag vrolijk en persoonlijk zijn. Een merkenflow mag enthousiasmerend zijn. Een reactivatie-mail mag juist nieuwsgierig of speels zijn, bijna alsof je iemand weer even wilt wakker schudden.
En onthoud: het hoeft niet perfect. Je hoeft geen roman te schrijven. Vaak werkt een korte, oprechte boodschap beter dan een lange tekst.
Werken terwijl jij slaapt
Het mooiste van workflows is dat ze voor jou blijven werken, ook als jij met andere dingen bezig bent. Je zet het eenmalig goed neer, en daarna loopt het vanzelf. Klanten krijgen relevante mails, voelen zich gezien, en jij merkt dat je omzet stijgt zonder dat je er dagelijks tijd in hoeft te steken.
Vooral in een branche als fashion, waar seizoenen snel wisselen en voorraad cruciaal is, is dit goud waard. Je kunt klanten proactief wijzen op nieuwe collecties, restanten slim wegwerken en loyaliteit opbouwen, allemaal terwijl jij achter de kassa staat of inkopen doet.
Van klanten naar ambassadeurs
Uiteindelijk draait e-mailmarketing niet alleen om meer verkopen. Het draait om het bouwen van een band. Als klanten merken dat jij hen begrijpt, dat je relevant bent en dat je meedenkt, dan worden ze loyaal. En loyale klanten zijn vaak je beste ambassadeurs. Ze vertellen hun vrienden over jouw winkel, ze reageren op je social posts, ze kijken uit naar je mails.
En het mooie? Het begint allemaal met een paar simpele workflows.
Vraag een demo aan en zie hoe e-mailworkflows jouw fashionwinkel slimmer maken.
Leer hoe je klanten automatisch betrekt en loyaliteit verhoogt.